Entgelttransparenzbericht erstellen: Pflichten ab 100 Mitarbeitenden – mit Vorlage und Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie kommt eine der größten neuen Pflichten für HR-Abteilungen: der Entgelttransparenzbericht. Er gilt ab 100 Beschäftigten und macht die Vergütungsstruktur eines Unternehmens systematisch sichtbar. Wer den Bericht nicht ernst nimmt, riskiert Sanktionen, Reputationsschäden und im schlimmsten Fall ein Joint Pay Assessment, also eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Belegschaftsvertretung. Dieser Beitrag erklärt im Detail, wer ab wann berichten muss, was im Bericht stehen muss, wie man ihn praktisch erstellt – und liefert eine Strukturvorlage zum direkten Übernehmen.

• Berichtspflicht ab: 100 Beschäftigten
• Erster Bericht: ab 7. Juni 2027 (für Unternehmen mit ≥ 150 MA, Berichtszeitraum 2026)
• Inhalte: Unbereinigter und bereinigter Gender Pay Gap, Lohngefälle bei variablen Vergütungen, Anteil weiblicher/männlicher Beschäftigter pro Tätigkeitsgruppe
• Berichtsturnus: Jährlich (ab 250 MA) oder dreijährlich (100–249 MA)
• Kritische Schwelle: Gender Pay Gap > 5 % in einer Tätigkeitsgruppe → Joint Pay Assessment

Abschnitt 1

Die EU-Richtlinie staffelt die Berichtspflicht nach Unternehmensgröße. Hier die Übersicht:

Wichtig: Auch wenn der erste Bericht erst Juni 2027 fällig wird, ist der Berichtszeitraum schon das Jahr 2026. Wer jetzt keine sauberen Daten erhebt, hat in einem Jahr ein Problem.

Mitgliedstaaten können auch kleinere Unternehmen einbeziehen – ob Deutschland davon Gebrauch macht, ist noch offen.

Abschnitt 2

Die Richtlinie (Art. 9) gibt einen klaren Mindestinhalt vor. Folgende Informationen müssen enthalten sein:

1. a) Geschlechtsspezifisches Lohngefälle (Gender Pay Gap)

• Unbereinigter Pay Gap: Durchschnittliches Bruttoentgelt von Frauen vs. Männern, ohne Bereinigung
• Bereinigter Pay Gap: nach Tätigkeit, Erfahrung, Qualifikation

1. b) Lohngefälle bei variablen Vergütungsbestandteilen

• Boni, Provisionen, Gratifikationen
• Sachbezüge (Dienstwagen, Aktienoptionen etc.)

1. c) Anteil der Beschäftigten, die variable Vergütung erhalten

• Aufschlüsselung nach Geschlecht

1. d) Median-Lohngefälle

• Lohnunterschied beim Median (nicht nur Durchschnitt)

1. e) Aufschlüsselung nach Tätigkeitsgruppen

• Lohngefälle für jede Gruppe „gleicher oder gleichwertiger Arbeit“
• Zugehörige Quartile (Aufteilung in Gehaltsviertel)

1. f) Maßnahmen (falls Pay Gap > 5 % festgestellt wurde)

Die Berichte werden an eine Überwachungsstelle (in Deutschland noch festzulegen) übermittelt und intern den Beschäftigten zugänglich gemacht.

Abschnitt 3

Hier eine praktische Gliederung, die du als Grundlage nutzen kannst:

Entgelttransparenzbericht [Unternehmen] – Berichtszeitraum [Jahr]

1. Unternehmensangaben

1.1 Name, Rechtsform, Sitz

1.2 Anzahl Beschäftigter (Stichtag)

1.3 Berichtsperiode

1.4 Berichtsverantwortliche Person

2. Methodik

2.1 Bewertungssystem für Tätigkeiten

2.2 Definition „gleicher oder gleichwertiger Arbeit“

2.3 Datengrundlage und Erhebungszeitraum

2.4 Eingesetzte Software / Verfahren

3. Belegschaftsstruktur

3.1 Gesamtbeschäftigte nach Geschlecht

3.2 Aufschlüsselung nach Tätigkeitsgruppen

3.3 Aufschlüsselung nach Vertragsformen (Vollzeit/Teilzeit)

3.4 Aufschlüsselung nach Hierarchiestufen

4. Entgeltanalyse

4.1 Unbereinigter Gender Pay Gap (gesamt)

4.2 Bereinigter Gender Pay Gap (gesamt)

4.3 Median-Pay-Gap

4.4 Pay Gap pro Tätigkeitsgruppe

4.5 Pay Gap nach Quartilen

5. Variable Vergütung

5.1 Anteil Beschäftigter mit variabler Vergütung (m/w)

5.2 Pay Gap bei variabler Vergütung

5.3 Aufschlüsselung nach Vergütungsarten

6. Festgestellte Lohnunterschiede > 5 %

6.1 Betroffene Tätigkeitsgruppen

6.2 Mögliche Ursachen

6.3 Geplante Maßnahmen

6.4 Zeitplan

7. Vorjahresvergleich (ab dem 2. Bericht)

8. Beteiligung der Belegschaftsvertretung

8.1 Konsultationsverfahren

8.2 Stellungnahmen

9. Anlagen

9.1 Bewertungskriterien für Tätigkeiten

9.2 Datentabellen

9.3 Methodikdokumentation

Abschnitt 4

Schritt 1 – Projektteam bilden. Verantwortliche aus HR, Controlling, Datenschutz und Gleichstellung/Diversity zusammenführen. Belegschaftsvertretung früh einbinden.

Schritt 2 – Datenquellen identifizieren. Welche Systeme enthalten Gehaltsdaten? HR-Systeme, Lohnabrechnung, Vergütungsdatenbanken? Datenschutzanforderungen prüfen.

Schritt 3 – Tätigkeitsgruppen definieren. „Gleiche oder gleichwertige Arbeit“ anhand objektiver Kriterien (Kompetenzen, Verantwortung, Anstrengung, Arbeitsbedingungen) festlegen. Vorhandene Stellenbeschreibungen und Bewertungssysteme nutzen.

Schritt 4 – Daten erheben und bereinigen. Stichtag definieren (z. B. 31.12.). Vollständigkeit prüfen. Anonymisierung sicherstellen, wo nötig.

Schritt 5 – Pay Gap berechnen. Unbereinigt, bereinigt, Median, pro Tätigkeitsgruppe und Quartil. Tools: Excel reicht für kleine Datenmengen; bei großen Datensätzen sind R, Python oder dedizierte HR-Analytics-Tools sinnvoll.

Schritt 6 – Ergebnisse bewerten. Gibt es Tätigkeitsgruppen mit einem Pay Gap > 5 %? Wenn ja: Lassen sich die Unterschiede objektiv erklären?

Schritt 7 – Ursachen analysieren. Strukturelle Faktoren (Teilzeitquote, Beförderungspraxis), individuelle Faktoren (Erfahrung, Spezialisierung), Verhandlungspraxis?

Schritt 8 – Maßnahmen ableiten. Konkret, messbar, terminiert. Beispiele: Vergütungsbänder vereinheitlichen, Beförderungsprozesse anpassen, Gehaltsverhandlungen standardisieren.

Schritt 9 – Bericht erstellen. Strukturvorlage nutzen, Sprache klar, Daten visualisieren (Diagramme verständlich aufbereiten).

Schritt 10 – Mit Belegschaftsvertretung konsultieren. Vor Veröffentlichung mit dem Betriebsrat bzw. der Personalvertretung abstimmen.

Schritt 11 – Veröffentlichen und einreichen. An die zuständige Überwachungsstelle übermitteln und intern (mindestens den Beschäftigten) zugänglich machen.

Schritt 12 – Maßnahmen umsetzen und nachverfolgen. Im Folgejahr berichten, wie sich der Pay Gap entwickelt hat.

Wer das Thema strukturell angehen will, kombiniert den Entgelttransparenzbericht idealerweise mit einem Gleichstellungsplan. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Beitrag Gleichstellungsplan erstellen: Anleitung mit Vorlage. Auch die Anpassung der Stellenanzeigen ist Pflichtprogramm – siehe Gehaltsspanne in der Stellenanzeige: Pflicht ab Juni 2026?.

Abschnitt 5

Wenn der Bericht in einer Tätigkeitsgruppe einen Lohnunterschied von mehr als 5 % zeigt, der nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden kann und innerhalb von sechs Monaten nicht behoben wird, muss ein Joint Pay Assessment durchgeführt werden – also eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Belegschaftsvertretung.

Was umfasst das Joint Pay Assessment?

• Analyse der betroffenen Tätigkeiten und Gehaltsstrukturen
• Untersuchung der Ursachen des Lohngefälles
• Entwicklung konkreter Maßnahmen
• Festlegung von Umsetzungsfristen
• Dokumentation und Kommunikation an alle Beschäftigten

Das ist ein erheblicher Eingriff in die Vergütungsautonomie – und ein starker Anreiz, Lohnunterschiede frühzeitig zu beheben.

Abschnitt 6

In kleineren Tätigkeitsgruppen kann eine Veröffentlichung von Pay-Gap-Daten Rückschlüsse auf einzelne Personen ermöglichen – ein klares Datenschutzproblem. Die Richtlinie sieht deshalb vor, dass Daten erst ab einer Mindestgruppengröße aufgeschlüsselt werden (in der Regel ab 5–10 Personen pro Gruppe und Geschlecht).

Praktische Konsequenz:
• Sehr kleine Tätigkeitsgruppen werden zusammengefasst oder nicht separat ausgewiesen
• Anonymisierung muss in der Methodikdokumentation transparent gemacht werden
• Bei sehr kleinen Unternehmen ist die Berichtspflicht ohnehin geringer (oder fällt weg)

Abschnitt 7

Gleichstellungsbeauftragte sind eine der zentralen Akteurinnen bei der Erstellung des Berichts. Sie können:

• bei der Definition von Tätigkeitsgruppen und Bewertungskriterien mitwirken
• die Datenanalyse fachlich begleiten
• Ursachenanalyse und Maßnahmenentwicklung qualifiziert mitgestalten
• die interne Kommunikation an die Belegschaft unterstützen
• als Anlaufstelle für Beschäftigte fungieren, die ihr Auskunftsrecht wahrnehmen wollen

Wer als Aktive:r in der Gleichstellungsarbeit zusätzlich die Führungskultur beeinflussen will: Lies dazu Frauen in Führung – neue Impulse für Gleichstellung im Unternehmen und Gleichstellung in Europa – 10 Länder im Vergleich für den internationalen Kontext.

Wer als Gleichstellungsbeauftragte:r aktiv am Bericht mitwirkt, hat enormen Hebel – und wertet ihre Rolle deutlich auf.

Muss ich den Bericht veröffentlichen oder reicht die interne Bereitstellung?

Die Berichte müssen an die zuständige Überwachungsstelle übermittelt und den Beschäftigten zugänglich gemacht werden. Eine öffentliche Veröffentlichung (z. B. auf der Unternehmenswebsite) ist in der Richtlinie nicht zwingend vorgesehen, wird aber von Aufsichtsstellen oft erwartet.

Was, wenn unser Pay Gap nur knapp über 5 % liegt?

Die 5-%-Schwelle gilt pro Tätigkeitsgruppe. Wenn der Unterschied objektiv erklärt werden kann (z. B. durch Erfahrung), ist kein Joint Pay Assessment erforderlich. Die Begründung muss dokumentiert sein.

Können wir den Bericht zusammen mit dem Nachhaltigkeitsbericht erstellen?

Ja, in vielen Fällen sinnvoll. Die Daten überschneiden sich mit ESG- und CSRD-Reporting.

Brauchen wir externe Berater:innen?

Für die Datenanalyse und Methodik ist externe Unterstützung oft hilfreich – insbesondere beim ersten Bericht. Größere Unternehmen können das intern stemmen.

Welche Sanktionen drohen, wenn wir keinen Bericht erstellen?

Die genauen Sanktionen legt das deutsche Umsetzungsgesetz fest. Die Richtlinie verlangt „wirksame, verhältnismäßige und abschreckende“ Sanktionen. Bußgelder sind zu erwarten.

Was ist mit Tochtergesellschaften?

Die Berichtspflicht knüpft in der Regel an die einzelne juristische Person an. Konzernweite Berichte können freiwillig erstellt werden, ersetzen aber nicht zwingend die Einzelberichte.

Der Entgelttransparenzbericht ist nicht nur eine Pflicht – er ist eine Chance, Lohnstrukturen ehrlich zu hinterfragen und auf objektive Grundlage zu stellen. Unternehmen, die jetzt anfangen, sind 2027 bereit. Unternehmen, die warten, geraten in Stress – mit Folgen für Recht, Reputation und Recruitings.

Die wichtigste Botschaft: Daten sind das Fundament. Wer 2026 keine sauberen Daten erhebt, kann 2027 nicht berichten. Das Projekt beginnt heute.

Den Gesamtüberblick zur Richtlinie findest du im Pillar-Artikel EU-Entgelttransparenzrichtlinie ab 7. Juni 2026. Wer die einzelnen Themenbereiche vertiefen will, findet Details in Gehaltsspanne in Stellenanzeige und Auskunftsrecht zum Gehalt der Kolleg:innen.

• Richtlinie (EU) 2023/970, Art. 9 ff.
• Taylor Wessing – Umsetzungsfrist der Entgelttransparenzrichtlinie naht
• Bird & Bird – EU-Entgelttransparenzrichtlinie
• IHK Köln – Entgelttransparenz und Equal Pay 2026

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